Warenwirtschaft und Webshop: Wie zwei Systeme zusammenfinden

Viele Unternehmen stehen vor einer vertrauten Herausforderung: Seit Jahren läuft ein bewährtes Warenwirtschaftssystem, das alle Lagerbestände, Bestellungen und Lieferdaten verwaltet. Parallel dazu gibt es einen Webshop aus jüngeren Jahren, über den Kunden online bestellen. Doch wie bringt man diese beiden Welten zusammen?

Das Problem im Alltag

Stellen Sie sich vor: Ein Kunde bestellt in Ihrem Webshop ein Produkt. Gleichzeitig wird derselbe Artikel im Ladengeschäft verkauft. Wenn die Systeme nicht miteinander sprechen, weiß der Webshop nichts vom Verkauf im Laden – und umgekehrt. Die Folge? Verwirrung über Lagerbestände, falsche Lieferzeiten und im schlimmsten Fall unzufriedene Kunden.

Die Lösung: Ein Vermittler zwischen den Systemen

Genau vor dieser Situation stand einer unserer Kunden. Sein Wunsch war klar: Das etablierte ERP-System (so nennt man moderne Warenwirtschaftssysteme) und der Webshop sollten sich automatisch austauschen. Vor allem der Lagerbestand sollte immer auf beiden Seiten aktuell sein, damit im Shop die korrekten Lieferzeiten angezeigt werden.

Unsere Lösung war ein Vermittlungs-Service – man kann ihn sich wie einen Dolmetscher vorstellen, der zwischen zwei Menschen steht, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Dieser Service holt sich regelmäßig Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem und gibt sie an den Webshop weiter, und umgekehrt.

Warum in der Cloud?

Diesen Vermittler haben wir bewusst in der Cloud platziert – also auf leistungsstarken Servern im Internet, statt auf einem Computer im Unternehmen. Der Grund ist einfach:

Das lokale Warenwirtschaftssystem läuft vielleicht nur während der Geschäftszeiten oder ist nicht immer gleich schnell erreichbar. Der Webshop aber muss rund um die Uhr funktionieren, auch nachts um 3 Uhr, wenn ein Kunde bestellt. Der Cloud-Service ist immer verfügbar und garantiert schnelle Antworten – egal, wann jemand im Shop einkauft.

Flexibilität für die Zukunft

Ein besonders wichtiger Aspekt: Wir haben klare “Spielregeln” definiert, wie die Systeme miteinander kommunizieren. Das bedeutet konkret: Beide Seiten – sowohl das Warenwirtschaftssystem als auch der Webshop – wissen genau, welche Informationen sie in welchem Format austauschen.

Der große Vorteil? Sollte man in Zukunft den Vermittler-Service erneuern oder ersetzen wollen, ist das problemlos möglich. Die neue Lösung muss nur dieselben “Spielregeln” einhalten – ähnlich wie ein neuer Mitarbeiter, der eine bestehende Aufgabe übernimmt und sich an die gleichen Abläufe hält.

Das Ergebnis

Am Ende entsteht ein reibungsloser Ablauf: Kunden sehen im Webshop immer die aktuellen Lagerbestände und realistische Lieferzeiten. Das Unternehmen spart Zeit, vermeidet Fehler und kann beide Systeme parallel weiterbetreiben – ohne das bewährte Warenwirtschaftssystem komplett erneuern zu müssen.

So können alte und neue Systeme Hand in Hand arbeiten – mit dem richtigen Vermittler dazwischen.